Bogotá, marzo de 2020-. Según el Ministerio de las Telecomunicaciones e Información (MinTIC) en Bogotá son más de 63.995 personas las que laboran por medio del teletrabajo. Ante la actual coyuntura a la que se enfrenta el país y el mundo, esta modalidad se ha convertido en una solución para contribuir con las directrices dadas por las autoridades.
Tatiana González, directora de Recursos Humanos de la firma colombiana Zemoga, destacó 5 recomendaciones para las empresas que están funcionando por medio de la modalidad del teletrabajo y que quieren mejorar su productividad. “Estamos ante una situación en la que las compañías deben proteger a todo su talento. El trabajo remoto se convierte en una manera de para acatar las medidas de precaución sugeridas por el Gobierno Nacional y poder ofrecer una solución pensada en el bienestar de sus equipos”.
En ese sentido, la directora señala 5 aspectos que deben tenerse en cuenta para realizar un trabajo productivo desde casa:
1. Confianza en los equipos de trabajo: Si bien los miembros del equipo no están en las oficinas, es importante demostrar confianza y seguridad en cada uno de ellos. Cada persona conoce sus responsabilidades y deberes como profesional, de modo que no es necesario realizar controles constantes sobre la gestión diaria, ya que puede abrumar y hasta incomodar a las personas.
No obstante, es necesario tener un acompañamiento para conocer las necesidades de las personas y saber cuándo es prudente tener una mayor cercanía en los procesos de día a día. La confianza se demuestra cuando no hay una revisión permanente sino que se esperan lo resultados deseados al momento de las reuniones preestablecidas.
2. Contacto eficiente: Existen muchas herramientas para comunicarse como videollamadas, chats o correos electrónicos que serán suficientes para hacer los seguimientos de las tareas. Esto mismo aplica en los momentos en los que es necesario hablar con los clientes. En el caso de Zemoga, que nuestros clientes están basados en Estados Unidos, utilizamos Slack como herramienta de comunicación interna y realizamos videoconferencias de manera permanente con los clientes, permitiéndonos estar en contacto directo y establecer una comunicación fluida entre los equipos de trabajo.
Asimismo, en esta situación estamos realizando videollamadas internas para continuar con la cercanía entre los miembros del equipo, contribuyendo a evitar los sentimientos de soledad durante los tiempo de trabajo en casa. Por otro lado, evitamos utilizar servicios de mensajería instantánea como WhatsApp para temas laborales. De esta manera, separamos la vida personal de cada uno de los miembros del equipo y utilizamos de manera óptima las plataformas que la firma nos ofrece para tener un mejor control sobre nuestras tareas.
3. Disciplina: El talento debe tener claridad de que, aun cuando se encuentran en casa, es indispensable evitar las distracciones y cumplir con las actividades diarias. La disciplina, sin embargo, no implica que no existan momentos de esparcimiento; por el contrario, significa que las personas deben mantener una rutina de trabajo que cuente con pausas activas, horas de almuerzo, entre otros, para lograr mayor productividad y organización.
Existen casos en los que las personas terminan sus actividades antes de finalizar la jornada, gracias a la concentración dispuesta y a los beneficios que dicha modalidad trae. Además de ahorrar en dinero y tiempo en traslados, también pueden aprovechar esas horas con sus seres queridos. Así, los equipos deciden, de manera voluntaria, trabajar de manera óptima y cumplir con los tiempos establecidos.
4. Flexibilidad: En la firma contamos con libertad y flexibilidad en el manejo del tiempo para que cada persona y equipo de trabajo pueda trabajar de la manera más cómoda y beneficiosa. En ese sentido, las entregas están sujetas, en la mayoría de ocasiones, a la evolución del talento. La posibilidad de establecer horarios entre los distintos equipos permite un mejor uso del tiempo, en el que serán más recursivos para terminar antes y aprovecharlo para otros aspectos.
5. Entorno: Estar en casa implica estar pendiente de otros factores adicionales a lo laboral. Uno de los más comunes son los niños. Es fundamental que el equipo le dé un manejo empático a situaciones en las que los más pequeños interactúen - o no- en las reuniones virtuales o conferencias. Ellos pueden ayudar a relajar ambientes tensos y darle ‘un respiro’ a la ejecución de tareas.
Estamos en un momento en el que se requiere una gran adaptación de parte de las personas. Por lo que es importante contar con el apoyo y el respeto de todo el equipo hacia cada una de las situaciones que puedan presentarse, no sólo con los más pequeños sino con todo el entorno fuera de la oficina.
“Para Zemoga la modalidad de teletrabajo no es ajena ni nueva; llevamos haciéndolo varios años y lo que comenzó como un beneficio ahora hace parte de la cultura de la firma. En esta semana de home office el compromiso, la dedicación y los resultados que el talento de la firma ha entregado han sido inigualables. Lo que nos permite reafirmar que nuestra productividad sigue manteniéndose en sus más altos niveles, a través de una cultura de beneficios y felicidad para todos nuestros colaboradores”, concluye González.
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